Recording an outgoing message (OGM) on an external TAD; Special line considerations; Roll over phone lines- Page 46

Chapter 7

32

d

Record the outgoing message on your 
external TAD.

e

Set the TAD to answer calls.

f

Set the Receive Mode to 

External TAD

. (See 

Choosing the 

Receive Mode

on page 23.)

Recording an outgoing 
message (OGM) on an 
external TAD

7

Timing is important in recording this 
message. The message sets up the ways to 
handle both manual and automatic fax 
reception.

a

Record 5 seconds of silence at the 
beginning of your message. (This allows 
your machine time to listen for the fax 
CNG tones of automatic transmissions 
before they stop.)

b

Limit your speaking to 20 seconds.

c

End your 20-second message by giving 
your Fax Receive Code for people 
sending manual faxes. For example: 
‘After the beep, leave a message or 
send a fax by pressing 

l

5 1

 and Start.’

Note

We recommend beginning your OGM with 
an initial 5-second silence because the 
machine cannot hear fax tones over a 
resonant or loud voice. You may try 
omitting this pause, but if your machine 
has trouble receiving, then you must re-
record the OGM to include it.

Special line considerations

7

Roll over phone lines

7

A roll over phone system is a group of two or 
more separate telephone lines that pass 
incoming calls to each other if they are busy. 
The calls are usually passed down or ‘rolled 
over’ to the next available phone line in a 
preset order.

Your machine can work in a roll over system 
as long as it is the last number in the 
sequence, so the call cannot roll away. Do not 
put the machine on any of the other numbers; 
when the other lines are busy and a second 
fax call is received, the fax call will be sent to 
a line that does not have a fax machine. 

Your 

machine will work best on a dedicated 
line.

Two-line phone system

7

A two-line phone system is nothing more than 
two separate phone numbers on the same 
wall outlet. The two phone numbers can be 
on separate jacks (RJ11) or mixed into one 
jack (RJ14). Your machine must be plugged 
into an RJ11 jack. RJ11 and RJ14 jacks may 
be equal in size and appearance and both 
may contain four wires (black, red, green, 
yellow). To test the type of jack, plug in a two-
line phone and see if it can access both lines. 
If it can, you must separate the line for your 
machine. (See 

Easy Receive

on page 25.)

Converting telephone wall outlets

7

There are three ways to convert to an RJ11 
jack. The first two ways may require help from 
the telephone company. You can change the 
wall outlets from one RJ14 jack to two RJ11 
jacks. Or you can have an RJ11 wall outlet 
installed and slave or jump one of the phone 
numbers to it.