Recording outgoing message (OGM) on an external TAD; Special line considerations; Roll over phone lines- Page 124

Appendix A

A - 7

6

Set the Receive Mode to 

External TAD

. 

(See 

Choosing the Receive Mode

 on 

page 4-1.)

Recording outgoing message (OGM) 
on an external TAD

Timing is important in recording this 
message.

1

Record 5 seconds of silence at the 
beginning of your message. (This allows 
your machine time to listen for the fax 
CNG tones of automatic transmissions 
before they stop.)

2

Limit your speaking to 20 seconds.

3

End your 20-second message by giving 
your Fax Receive Code for people 
sending manual faxes. For example:

“After the beep, leave a message or 
send a fax by pressing 

51

 and Start.”

Note

We recommend beginning your OGM with an 
initial 5-second silence because the machine 
cannot hear fax tones over a resonant or loud 
voice. You may try omitting this pause, but if 
your machine has trouble receiving, then you 
must re-record the OGM to include it.

Special line 
considerations

Roll over phone lines

A roll over phone system is a group of two or 
more separate telephone lines that pass 
incoming calls to each other if they are busy. 
The calls are usually passed down or “rolled 
over” to the next available phone line in a 
preset order.

Your machine can work in a roll over system 
as long as it is the last number in the 
sequence, so the call cannot roll away. Do not 
put the machine on any of the other numbers; 
when the other lines are busy and a second 
fax call is received, the fax call would be 
transferred to a line that does not have a fax 
machine. 

Your machine will work best on a 

dedicated line.

Two-line phone system

A two-line phone system is nothing more than 
two separate phone numbers on the same 
wall outlet. The two phone numbers can be 
on separate jacks (RJ11) or combined into 
one jack (RJ14). Your machine must be 
plugged into an RJ11 jack. RJ11 and RJ14 
jacks may be equal in size and appearance 
and both may contain four wires (black, red, 
green, yellow). To test the type of jack, plug in 
a two-line phone and see if it can access both 
lines. If it can, you must separate the line for 
your machine. (See 

Easy Receive

 on page 

4-3.)