Sending Faxes; Handling Incoming Calls- Page 151

Troubleshooting and Routine Maintenance

135

B

Sending Faxes

Difficulty

Suggestions

Cannot send a fax.

Check all line cord connections.

Make sure that the Fax 

 key is illuminated. (See 

Entering Fax mode

on page 34.)

Ask the other party to check that the receiving machine has paper.

Print the Transmission Verification Report and check for an error. (See 

Reports

on page 84.)

Transmission Verification Report 
says ‘Result:NG’.

There is probably temporary noise or static on the line. Try sending the fax again. 
If you send a PC FAX message and get ‘Result:NG’ on the Transmission 
Verification Report, your machine may be out of memory. To gain extra memory, 
you can turn off Advanced Fax Operation (see 

Turning off Advanced Fax 

Operations

 on page 79), print fax messages in memory (see 

Printing a fax from 

the memory

 on page 46) or cancel a Delayed Fax or Polling Job (see 

Canceling a 

fax in progress

 on page 35). If the problem continues, ask the telephone company 

to check your telephone line.

If you often get transmission errors due to possible interference on the telephone 
line, try changing the menu setting of Compatibility to 

Basic

. (See 

Telephone line 

interference

 on page 146.)

Poor fax send quality.

Try changing your resolution to 

Fine

 or 

S.Fine

. Make a copy to check your 

machine's scanner operation. If the copy quality is not good, clean the scanner. 
(See 

Cleaning the scanner

 on page 149.)

Vertical black lines when sending.

Black  vertical lines on faxes you send are typically caused by dirt or correction 
fluid on the glass strip. Clean the glass strip. (See 

Cleaning the scanner

on page 149.)

Handling Incoming Calls

Difficulty

Suggestions

The machine ‘Hears’ a voice as a 
CNG Tone.

If Easy Receive is set to on, your machine is more sensitive to sounds. It may 
mistakenly interpret certain voices or music on the line as a fax machine calling 
and respond with fax receiving tones. Deactivate the machine by pressing 

Stop/Exit

. Try avoiding this problem by turning Easy Receive to off. (See 

Easy 

Receive

 on page 45.)

Sending a fax call to the machine.

If you answered on an external or extension telephone, press your Fax Receive 
Code (the factory setting is 

l

 5 1

). When your machine answers, hang up.

Custom features on a single line.

If you have Call Waiting, Call Waiting/Caller ID, Voice Mail, an alarm system or 
other custom feature on a single telephone line with your machine, it may create 
a problem sending or receiving faxes.

For example:

 If you subscribe to Call Waiting or some other custom service and 

its signal comes through the line while your machine is sending or receiving a fax, 
the signal can temporarily interrupt or disrupt the faxes. Brother's ECM feature 
should help overcome this problem. This condition is related to the telephone 
system industry and is common to all devices that send and receive information 
on a single, shared line with custom features. If avoiding a slight interruption is 
crucial to your business, a separate telephone line with no custom features is 
recommended.