Sending Faxes; Handling Incoming Calls- Page 136

120

Sending Faxes

Difficulty

Suggestions

Cannot send a fax.

Check all line cord connections.

Make sure that the Fax 

 key is illuminated. (See 

Entering Fax 

mode

on page 30.)

Ask the other party to check that the receiving machine has paper.

Print the Transmission Verification Report and check for an error. (See 

Reports

on page 70.)

Transmission Verification Report 
says ‘Result:NG’.

There is probably temporary noise or static on the line. Try sending the fax again. 
If you send a PC FAX message and get ‘Result:NG’ on the Transmission 
Verification Report, your machine may be out of memory. To gain extra memory, 
you can turn off Advanced Fax Operation (see 

Turning off Advanced Fax 

Operations

on page 65), print fax messages in memory (see 

Printing a fax from 

the memory

on page 42) or cancel a Delayed Fax or Polling Job (see 

Canceling a 

fax in progress

on page 31). If the problem continues, ask the telephone company 

to check your telephone line.

If you often get transmission errors due to possible interference on the telephone 
line, try changing the menu setting of Compatibility to 

Basic

. (See 

Telephone line 

interference

on page 130.)

Poor fax send quality.

Try changing your resolution to 

Fine

 or 

S.Fine

. Make a copy to check your 

machine's scanner operation. If the copy quality is not good, clean the scanner. 
(See 

Cleaning the scanner

on page 134.)

Vertical black lines when sending.

Black  vertical lines on faxes you send are typically caused by dirt or correction 
fluid on the glass strip. Clean the glass strip. (See 

Cleaning the 

scanner

on page 134.)

Handling Incoming Calls

Difficulty

Suggestions

The machine ‘Hears’ a voice as a 
CNG Tone.

If Easy Receive is set to on, your machine is more sensitive to sounds. It may 
mistakenly interpret certain voices or music on the line as a fax machine calling 
and respond with fax receiving tones. Deactivate the machine by pressing 

Stop/Exit

. Try avoiding this problem by turning Easy Receive to off. (See 

Easy 

Receive

on page 41.)

Sending a fax call to the machine.

If you answered on an external or extension telephone, press your Fax Receive 
Code (the factory setting is 

l

 5 1

). When your machine answers, hang up.

Custom features on a single line.

If you have Call Waiting, Call Waiting/Caller ID, Voice Mailan alarm system or 
other custom feature on a single telephone line with your machine, it may create 
a problem sending or receiving faxes.

For example:

 If you subscribe to Call Waiting or some other custom service and 

its signal comes through the line while your machine is sending or receiving a fax, 
the signal can temporarily interrupt or disrupt the faxes. Brother's ECM feature 
should help overcome this problem. This condition is related to the telephone 
system industry and is common to all devices that send and receive information 
on a single, shared line with custom features. If avoiding a slight interruption is 
crucial to your business, a separate telephone line with no custom features is 
recommended.