Sending Faxes; Handling Incoming Calls- Page 149

Troubleshooting and Routine Maintenance

133

Sending Faxes

Difficulty

Suggestions

Cannot send a fax.

Check all line cord connections.

Make sure that the Fax 

 key is illuminated. (See 

Entering Fax mode

 on 

page 38.)

Ask the other party to check that the receiving machine has paper.

Print the Transmission Verification Report and check for an error. (See 

Reports

 on 

page 88.)

Transmission Verification Report 
says ‘Result:NG’.

There is probably temporary noise or static on the line. Try sending the fax again. 
If you send a PC FAX message and get 

‘

Result:NG

’

 on the Transmission 

Verification Report, your machine may be out of memory. To gain extra memory, 
you can turn off Advanced Fax Operation (see 

Turning off Advanced Fax 

Operations

 on page 81), print fax messages in memory (see 

Printing a fax from 

the memory

 on page 51) or cancel a Delayed Fax or Polling Job (see 

Canceling a 

fax in progress

 on page 39). If the problem continues, ask the telephone company 

to check your phone line.

If you often get transmission errors due to possible interference on the phone line, 
try changing the menu setting of Compatibility to 

Basic

. (See 

Phone line 

interference

 on page 143.)

Poor fax send quality.

Try changing your resolution to 

Fine

 or 

S.Fine

. Make a copy to check your 

machine's scanner operation. If the copy quality is not good, clean the scanner. 
(See 

Cleaning the scanner

 on page 146.)

Vertical black lines when sending.

If the copy you made shows the same problem, clean the scanner. (See 

Cleaning 

the scanner

 on page 146.)

Handling Incoming Calls

Difficulty

Suggestions

The machine ‘Hears’ a voice as a 
CNG Tone.

If Easy Receive is set to on, your machine is more sensitive to sounds. It may 
mistakenly interpret certain voices or music on the line as a fax machine calling 
and respond with fax receiving tones. Deactivate the machine by pressing 

Stop/Exit

. Try avoiding this problem by turning Easy Receive to off. (See 

Easy 

Receive

 on page 50.)

Sending a fax call to the machine.

If you answered on an external or extension phone, press your Fax Receive Code 
(the factory setting is 

l

 5 1

). When your machine answers, hang up.

Custom features on a single line.

If you have Call Waiting, Call Waiting/Caller ID, Voice Mail, an alarm system or 
other custom feature on a single phone line with your machine, it may create a 
problem sending or receiving faxes.

For example:

 If you subscribe to Call Waiting or some other custom service and 

its signal comes through the line while your machine is sending or receiving a fax, 
the signal can temporarily interrupt or disrupt the faxes. Brother's ECM feature 
should help overcome this problem. This condition is related to the telephone 
system industry and is common to all devices that send and receive information 
on a single, shared line with custom features. If avoiding a slight interruption is 
crucial to your business, a separate phone line with no custom features is 
recommended.