Connections; Recording an outgoing message (OGM) on an external TAD; Special line considerations- Page 60

Chapter 7

46

Connections

7

The external TAD must be plugged into the 
jack labeled EXT. Your machine cannot work 
properly if you plug the TAD into a wall jack 
(unless you are using Distinctive Ring).

a

Plug the telephone line cord from the 
telephone wall jack into the jack labeled 
LINE.

b

Remove the protective cap (1) from the 
jack labeled EXT, and then plug the 
telephone line cord from the external 
TAD into the EXT. jack. (Make sure this 
cord is connected to the TAD at the 
TAD's telephone line jack, and not its 
handset jack.)

c

Set your external TAD to four rings or 
less. (The machine's Ring Delay setting 
does not apply.)

d

Record the outgoing message on your 
external TAD.

e

Set the TAD to answer calls.

f

Set the Receive Mode to 

External TAD

. (See 

Choosing the 

correct Receive Mode

 on page 35.)

Recording an outgoing 
message (OGM) on an 
external TAD

7

Timing is important in recording this 
message. The message sets up the ways to 
handle both manual and automatic fax 
reception.

a

Record 5 seconds of silence at the 
beginning of your message. (This allows 
your machine time to listen for the fax 
CNG tones of automatic transmissions 
before they stop.)

b

Limit your speaking to 20 seconds.

c

End your 20-second message by giving 
your Fax Receive Code for people 
sending manual faxes. For example: 
‘After the beep, leave a message or 
send a fax by pressing 

l

5 1

 and Start.’

Note

We recommend beginning your OGM with 
an initial 5-second silence because the 
machine cannot hear fax tones over a 
resonant or loud voice. You may try 
omitting this pause, but if your machine 
has trouble receiving, then you must 
re-record the OGM to include it.

Special line considerations

7

Roll over telephone lines

7

A roll over telephone system is a group of two 
or more separate telephone lines that pass 
incoming calls to each other if they are busy. 
The calls are usually passed down or ‘rolled 
over’ to the next available telephone line in a 
preset order.
Your machine can work in a roll over system 
as long as it is the last number in the 
sequence, so the call cannot roll away. Do not 
put the machine on any of the other numbers; 
when the other lines are busy and a second 
fax call is received, the fax call will be sent to 
a line that does not have a fax machine. 

Your 

machine will work best on a dedicated 
line.

Two-line telephone system

7

A two-line telephone system is nothing more 
than two separate telephone numbers on the 
same wall outlet. The two telephone numbers 
can be on separate jacks (RJ11) or mixed into 
one jack (RJ14). Your machine must be 
plugged into an RJ11 jack. RJ11 and RJ14 
jacks may be equal in size and appearance 
and both may contain four wires (black, red, 
green, yellow). To test the type of jack, plug in 
a two-line telephone and see if it can access 
both lines. If it can, you must separate the line 
for your machine. (See 

Easy Receive

on page 38.)

1