About fax machines; Custom features; Do you have Voice Mail on the phone line?- Page 25

General Information

9

1

About fax machines

1

Custom features

1

Do you have Voice Mail on the phone 
line?

1

If you have Voice Mail on the phone line 
where you will install your new machine, 

there is a strong possibility that Voice Mail

and the machine may conflict with each other 
while receiving incoming calls

.

Why should there be problems?

1

Since both the machine and Voice Mail will 
pick up the call after the number of rings you 
have set, each of them has the ability to keep 
the other from receiving calls.

For example, if Voice Mail is set to answer 
after two rings and your machine is set to 
answer after four, Voice Mail will stop your 
machine from receiving faxes.

If you set Voice Mail and the Brother machine 
to answer after the same number of rings, 
there is no way of knowing which one will 
answer first. It is important to remember that 
neither Voice Mail nor the machine can pass 
the call back to the other after the call has 
been answered.

How can you avoid possible 
problems?

1

A very good way to avoid problems like the 
one mentioned, 

is to get a second phone 

number on your present phone line

.

Many people with Voice Mail choose another 
service, which is called ‘Distinctive Ring’, and 
they are very satisfied with it. (See 

Distinctive 

Ring

 on page 39.)

Another way to avoid possible problems is to 
replace your Voice Mail with an answering 
machine. Your Brother machine is designed 
to work with an answering machine or TAD 
(telephone answering device).

(See 

Connecting an external TAD (telephone 

answering device)

 on page 43.)

Fax tones and handshake

1

When someone is sending a fax, the machine 
sends fax calling tones (CNG tones). These 
are quiet, intermittent beeps every 
4 seconds. You will hear them after you dial 
and press 

Black Start

 or 

Color Start

 and 

they will continue for about 60 seconds after  
dialing. During that time, the sending 
machine must begin the ‘handshake’ or 
connection with the receiving machine.

Each time you use automatic procedures to 
send a fax, you are sending CNG tones over 
the phone line. You will soon learn to listen for 
these quiet beeps each time you answer a 
phone on your fax line, so you will know if you 
are receiving a fax message.

The receiving fax responds with fax receiving 
tones, which are loud, chirping sounds. A 
receiving fax chirps for about 40 seconds 
over the phone line, and the LCD shows 

Receiving

.

If your machine is set to the Fax Only mode, 
it will answer every call automatically with fax 
receiving tones. If the other person hangs up, 
your machine will continue to send the 
‘chirps’ for about 40 seconds, and the LCD 
continues to show 

Receiving

. To cancel 

receiving, press 

Stop/Exit

.

The fax ‘handshake’ is the time in which the 
sending machine's CNG tones and the 
receiving machine's ‘chirps’ overlap. This 
must be for at least 2 to 4 seconds, so both 
machines can understand how each is 
sending and receiving the fax. The 
handshake cannot begin until the call is 
answered, and the CNG tones only last for 
about 60 seconds after the number is dialed. 
So it is important for the receiving machine to 
answer the call in as few rings as possible.