Sending Faxes; Handling Incoming Calls; For Example:- Page 137

Chapter C

C - 12

Sending Faxes

Poor fax send quality

Change your resolution to 

Fine

 or 

S.Fine

. Make a copy to check your machine’s 

scanner operation. If the copy quality is not good, clean the scanner. 
(See 

Cleaning the scanner glass

 on page C-22.)

Transmission Verification Report 
says ‘RESULT:NG’.

There is probably temporary noise or static on the line. Try sending the fax again.

If you send a PC FAX message and get ‘RESULT:NG’ on the Transmission 
Verification Report, your machine may be out of memory. To gain extra memory, 
you can turn off Fax Storage, Paging or PC-FAX receive (see 

Turning off Remote 

Fax Options

 on page 8-4), print fax messages in memory (see 

Printing a fax from 

the memory

 on page 6-6) or cancel a Delayed Fax or Polling Job (see 

Canceling 

a fax in progress

 on page 5-2). If the problem continues, ask the telephone 

company to check your phone line.

If you frequently get transmission errors due to possible interference on the phone 
line, try changing the Compatibility setting to 

Normal

 or 

Basic

. 

(See 

Compatibility

 on page C-20.)

Vertical black lines when sending.

If the copy you made shows the same problem, your scanner is dirty. 
(See 

Cleaning the scanner glass

 on page C-22.)

Handling Incoming Calls

Machine ‘Hears’ Voice as CNG 
Tone.

If Easy Receive is set to 

On

, your machine is more sensitive to sounds. It may 

mistakenly interpret certain voices or music on the line as a calling fax machine 
and respond with fax receiving tones. Deactivate the machine by pressing 

Stop/Exit

. Try avoiding this problem by turning Easy Receive to 

Off

. 

(See 

Easy Receive

 on page 6-5.)

Sending a Fax Call to the machine.

If you answered on an external or extension phone, press your Fax Receive Code 
(default setting is (

51). When your machine answers, hang up.

Custom features on a single line.

If you have Call Waiting, Call Waiting/Caller ID, RingMaster, Voice Mail, an 
answering machine, an alarm system or other custom feature on a single phone 
line with your machine, it may create a problem sending or receiving faxes.

For Example:

 Your Brother machine handles the Caller ID subscriber service. 

However, if you subscribe to Call Waiting or some other custom service and its 
signal comes through the line while your machine is sending or receiving a fax, the 
signal can temporarily interrupt or disrupt the faxes. Brother’s ECM feature should 
help overcome this problem. This condition is related to the telephone system 
industry and is common to all devices that send and receive information on a 
single, shared line with custom features. If avoiding a slight interruption is crucial 
to your business, a separate line with no custom features is recommended.

Menu Setting Difficulties

The machine beeps when you try 
to access the Setup Receive and 
Setup Send menus.

If the Fax 

 key is not illuminated, press it to turn on Fax mode. The Setup 

Receive setting (

Menu/Set

, 

2

, 

1

) and Setup Send setting (

Menu/Set

, 

2

, 

2

) are 

available only when the machine is in Fax mode.

Copy Quality Difficulties

Vertical streaks appear in copies.

Sometimes you may see vertical streaks on your copies. The scanner glass may 
be dirty. (See 

Cleaning the scanner glass

 on page C-22.)

DIFFICULTY

SUGGESTIONS