Sending Faxes; Handling Incoming Calls- Page 134

122

Sending Faxes

Difficulty

Suggestions

Cannot send a fax.

Check all line cord connections.

Make sure that the Fax 

 key is illuminated. (See 

Entering Fax mode

 on 

page 32.)

Ask the other party to check that the receiving machine has paper.

Print the Transmission Verification Report and check for an error. (See 

Reports

 on 

page 78.)

Transmission Verification Report 
says ‘Result:ERROR’.

There is probably temporary noise or static on the line. Try sending the fax again. 
If you send a PC FAX message and get 

‘

Result:NG

’

 on the Transmission 

Verification Report, your machine may be out of memory. To gain extra memory, 
you can turn off Advanced Fax Operation (see 

Turning off Advanced Fax 

Operations

 on page 71), print fax messages in memory (see 

Printing a fax from 

the memory

 on page 45) or cancel a Delayed Fax or Polling Job (see 

Cancelling 

a fax in progress

 on page 33 or 

Checking and cancelling waiting jobs

 on page 37). 

If the problem continues, ask the telephone company to check your phone line.

If you often get transmission errors due to possible interference on the phone line, 
try changing the menu setting of Compatibility to 

Basic

. (See 

Phone line 

interference

 on page 132.)

If you connect your machine to PBX or ISDN, set the menu setting of Phone Line 
Type to your phone type. (See 

Setting the Phone Line Type

 on page 49.)

Poor fax send quality.

Try changing your resolution to 

Fine

 or 

S.Fine

. Make a copy to check your 

machine's scanner operation. If the copy quality is not good, clean the scanner. 
(See 

Cleaning the scanner

 on page 135.)

Vertical black lines when sending.

If the copy you made shows the same problem, clean the scanner. (See 

Cleaning 

the scanner

 on page 135.)

Handling Incoming Calls

Difficulty

Suggestions

The machine ‘Hears’ a voice as a 
CNG Tone.

If Fax Detect is set to on, your machine is more sensitive to sounds. It may 
mistakenly interpret certain voices or music on the line as a fax machine calling 
and respond with fax receiving tones. Deactivate the machine by pressing 

Stop/Exit

. Try avoiding this problem by turning Fax Detect to off. (See 

Fax Detect

on page 43.)

Sending a Fax Call to the machine. If you answered on an external or extension phone, press your Fax Receive Code 

(the factory setting is 

l

5

1

). When your machine answers, hang up.

Custom features on a single line.

If you have Call Waiting, Call Waiting/Caller ID, an alarm system or other custom 
feature on a single phone line with your machine, it may create a problem sending 
or receiving faxes.

For example:

 If you subscribe to Call Waiting or some other custom service and 

its signal comes through the line while your machine is sending or receiving a fax, 
the signal can temporarily interrupt or disrupt the faxes. Brother's ECM feature 
should help overcome this problem. This condition is related to the telephone 
system industry and is common to all devices that send and receive information 
on a single, shared line with custom features. If avoiding a slight interruption is 
crucial to your business, a separate phone line with no custom features is 
recommended.